Một số cách cải thiện chất lượng trải nghiệm hội nghị trực tuyến

0
1089

Đại dịch COVID-19 đã làm thay đổi hoàn toàn việc tổ chức các cuộc họp và hợp tác làm việc. Nhiều văn phòng đóng cửa cùng với sự gia tăng của làm việc từ xa trên toàn cầu, hội nghị trực tuyến đã trở thành nhu cầu thường xuyên của rất nhiều người.

Mặc dù các nền tảng hội nghị trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams và Google Meet cho phép mọi người giữ kết nối trong suốt đại dịch COVID-19, nhưng các cuộc gọi video không phải lúc nào cũng thành công như kỳ vọng. Rất nhiều sự cố có thể xảy ra trong quá trình gọi video như kết nối internet không ổn định, tạp âm nền không mong muốn, phông nền gây mất tập trung, micrô chất lượng kém và một số vấn đề khác.

Tuy nhiên có nhiều cách để cải thiện trải nghiệm hội nghị trực tuyến. Ví dụ: bạn có thể tạo lịch biểu, tắt micrô khi người khác đang nói, sử dụng tai nghe khử tiếng ồn, cài đặt phông nền, kiểm tra kỹ thuật trước cuộc gọi, đảm bảo đang thực hiện cuộc gọi trong phòng đủ ánh sáng và nhiều bước khác.

Chi tiết một số cách để nâng cao chất lượng cuộc gọi video được trình bày dưới đây:

1. Tắt micrô khi bạn không nói

Khi đang thực hiện cuộc gọi điện video với nhiều người, tiếng ồn phát ra từ micrô của một người khác sẽ gây cảm giác khó chịu cho những người còn lại. Điều đó làm cho người nói bị phân tâm, trong khi những người đang nghe không thể nghe được người nó chính đang nói gì.

Thông thường, trong cuộc gọi video, khi không phải là người nói chính thì bạn có thể tắt micrô để không vô tình phát ra bất kỳ tiếng ồn nền tránh gây nhiễu trong cuộc gọi.

2. Tạo lịch biểu

Cuộc gọi video tổ chức kém gây cảm giác khó chịu cho những người tham gia, đặc biệt là khi mọi người liên tục ngắt lời nhau, người dẫn chương trình liên tục chuyển đổi giữa các chủ đề hoặc cuộc gọi kéo dài hàng giờ đồng hồ. Vì vậy, việc chuẩn bị trước mỗi cuộc họp là rất cần thiết.

Nhưng làm thế nào để đảm bảo cuộc gọi video được tổ chức tốt? Cách tuyệt vời là tạo một lịch trình chặt chẽ với đầy đủ các yếu tố về thời gian, diễn giả, chủ đề, mục tiêu và các thành phần quan trọng khác của cuộc họp video. Bạn có thể gửi lịch biểu cho tất cả những người tham gia trước khi cuộc gọi video diễn ra và thêm lịch biểu đó vào phần mô tả cuộc gọi.

3. Sử dụng tai nghe

Nhiều người sử dụng micrô và loa tích hợp trên máy tính xách tay, máy tính để bàn, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng để tham gia cuộc gọi video. Nhưng có rất nhiều lý do mà không nên làm như vậy, như micrô của thiết bị phát ra tiếng ồn xung quanh, micrô mặc định gặp sự cố kỹ thuật hoặc người khác không thể nghe thấy cuộc gọi video vì bạn đang ngồi ở nơi công cộng.

Thay vì sử dụng micrô và loa tích hợp trên thiết bị, bạn có thể chỉ cần cắm một cặp tai nghe chống ồn. Tai nghe này giúp chặn tiếng ồn xung quanh, thu nhận giọng nói của bạn một cách chính xác và đảm bảo không ai có thể nghe trộm cuộc gọi video của bạn.

4. Mua webcam riêng

Ngày nay, phần lớn các thiết bị được kết nối đều có camera mặt trước để gọi video. Nhưng nếu thiết bị của bạn không có webcam hoặc webcam tích hợp có chất lượng không tốt thì bạn có thể mua webcam riêng để cắm vào thiết bị.

5. Cài đặt phông nền

Dù bạn đang ngồi trong quán cà phê đông đúc, đang nằm trên giường hoặc đang đi dạo trên phố hay đôi khi ở những nơi phông nền của bạn không phù hợp cho một cuộc gọi video chuyên nghiệp thì các nền tảng hội nghị trực tuyến hiện đại như Zoom và Microsoft Teams luôn cho phép bạn thay đổi hình nền để cuộc gọi trở nên chuyên nghiệp hơn.

Tùy thuộc vào tính chất cuộc họp mà bạn có thể chọn hình nền phù hợp. Các nền tảng hội nghị trực tuyến tốt nhất cung cấp các thư viện chứa nhiều hình nền được thiết kế sẵn, thậm chí cho phép bạn tải lên hình nền của riêng mình. Dù bằng cách nào, bạn cũng không cần phải lo lắng về việc những hình ảnh không phù hợp ở không gian bạn đang ngồi bị lọt vào nền của một cuộc gọi điện video quan trọng.

6. Kiểm tra công nghệ và phần mềm

Hầu hết mọi người đều gặp phải sự cố kỹ thuật khi thực hiện cuộc gọi video như: micrô không hoạt động, loa không phát ra âm thanh, webcam không hoạt động, thiết bị bị treo hoặc bất kỳ sự cố nào khác ảnh hưởng đến cuộc gọi. Mặc dù không phải lúc nào cũng khắc phục được tất cả các sự cố kỹ thuật nhưng thường có thể tránh được những khó khăn này nếu kiểm tra kỹ mọi thứ trước khi cuộc gọi video diễn ra.

Ví dụ: bạn nên đảm bảo đã cài đặt nền tảng hội nghị trực tuyến; kiểm tra xem micrô, loa và webcam có hoạt động không; có liên kết để tham gia cuộc gọi và đã kết nối với internet tốt nhất chưa.

7. Luôn để bộ sạc bên cạnh

Một vấn đề khác thường xảy ra là thiết bị đột ngột hết pin và tắt nguồn. Khi đó bạn sẽ bỏ lỡ phần lớn cuộc gọi video quan trọng. Vì vậy, nên có bộ sạc gần đó hoặc thiết bị được cắm vào ổ điện trong toàn bộ cuộc gọi video.

8. Trang phục phù hợp

Một vấn đề đáng quan tâm là bạn sẽ mặc gì trong cuộc gọi video? Dù là cuộc họp trực tiếp hay trong cuộc họp video thì trang phục và tác phong phù hợp đều rất quan trọng. Ví dụ, nếu bạn đang tổ chức hoặc tham gia cuộc gọi video tại cơ quan thì điều quan trọng là trông phải chuyên nghiệp. Vì vậy, đảm bảo rằng bạn chuẩn bị kỹ về trang phục trước khi tham gia cuộc gọi video.

9. Kiểm tra ánh sáng

Ánh sáng là một yếu tố quan trọng góp phần cải thiện chất lượng trải nghiệm hội nghị trực tuyến. Nên đảm bảo không gian bạn ngồi có đủ ánh sáng  nhưng nguồn sáng không quá mạnh như ngồi gần cửa sổ hoặc đèn nhân tạo. Điều này giúp cho những người tham gia quan sát bạn dễ hơn, góp phần nâng cao chất lượng cuộc gọi.

10. Chọn một nền tảng hội nghị trực tuyến hàng đầu

Ngày nay, có rất nhiều nền tảng hội nghị trực tuyến khác nhau có sẵn trên thị trường. Việc chọn nhà cung cấp được xếp hạng hàng đầu là một cách nhanh chóng và dễ dàng để đảm bảo trải nghiệm gọi video của bạn đạt chất lượng tốt. Nhưng nên chọn nhà cung cấp nào? Các nền tảng hội nghị trực tuyến được đánh giá tốt nhất là GoToMeeting, RingCentral Video, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom meeting và nhiều nền tảng khác.

Biên dịch: Bắc Đặng

Để cập nhật tin tức công nghệ mới nhất và các sản phẩm của công ty AIoT JSC, vui lòng truy cập link: http://aiots.vn hoặc linhkienaiot.com

0 0 Phiếu bầu
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả các bình luận